Leeft jouw organisatie ook in de prehistorie?

De Prehistorische Vergadercultuur: Hoog tijd voor Vernieuwing

Heb je ooit het gevoel gehad dat je van de ene vergadering in de andere rolt, zonder echt iets te bereiken? En tussendoor worden we overspoeld met cursussen vol achterhaalde informatie, zoals het beruchte "reptielenbrein". Deze mythe en andere verouderde theorieën worden nog steeds onderwezen, ondanks dat ze allang weerlegd zijn door modern neurologisch onderzoek. En laten we eerlijk zijn, we betalen vaak flink wat geld voor deze nutteloze lessen.

Verouderde Cursussen en Hun Nadelen

Neem bijvoorbeeld het idee van het "reptielenbrein". Dit concept is allang achterhaald, maar het blijft circuleren in cursussen. Het idee dat ons brein bestaat uit een primitieve, instinctieve laag is onjuist, omdat alle hersengebieden samenwerken. Moderne neurowetenschap laat zien dat emoties, instincten en rationeel denken niet strikt gescheiden zijn, maar elkaar beïnvloeden. Of wat te denken van een cursus waarin Freud wordt aangehaald? Hedendaagse wetenschappers zetten hem vaak weg als een illusionist of zelfs een kwakzalver. Zijn theorieën, zoals het idee dat jongens zich onbewust aangetrokken voelen tot hun moeder en meisjes tot hun vader, missen wetenschappelijk bewijs en worden grotendeels als achterhaald beschouwd. Als ik een cursus bijwoon en daar flink voor betaal, verwacht ik moderne, onderbouwde kennis – geen gedateerde speculaties die allang naar het rijk der fabelen zijn verwezen.

Terwijl de agenda's aan de ene kant volgeboekt worden met cursussen die barsten van achterhaalde informatie, worden we direct daarna doorgestuurd naar urenlange vergaderingen. Wie wordt daar nu productief, constructief of innovatief van?

Vergaderingen vs. Pizzasessies

Een effectieve vergadering moet strak en geordend zijn, net als een rechtszitting. De notulist legt alle belangrijke punten vast, van deelnemers en besluiten tot procedurele details. Dit verslag vormt een officieel document dat later kan worden geraadpleegd.

Wil je vrij brainstormen? Organiseer dan een pizzasessie. Informeel en zonder vaste structuur, zodat ideeën vrij kunnen stromen terwijl je geniet van een hapje. Vergaderingen daarentegen horen gestructureerd te zijn: met een vastgestelde agenda, duidelijke discussiepunten, informatie-uitwisseling, besluitvorming en actiepunten. En uiteraard eet je vóór of na de vergadering, niet tijdens.

Het bijwonen van vergaderingen is zinloos als je geen toegevoegde waarde hebt. Elon Musk raadt zelfs aan om een bijeenkomst te verlaten als je merkt dat je niets bijdraagt. Hoe vaak zien we vergaderingen niet verzanden in ongeorganiseerde discussies?

En wat betekent dit voor de notulist? Of voor degene die een opname moet uitwerken waarin geritsel van snoeppapiertjes en door elkaar pratende mensen overheersen? In een rechtszitting spreken de deelnemers doorgaans in een microfoon: strak, geordend, duidelijk.

Cognitieve Belastingen van Lange Vergaderingen

In 2016 publiceerde Arbo een artikel waarin werd gesteld dat werknemers gemiddeld elke 11 minuten worden afgeleid. Dit betekent dat de gemiddelde werknemer slechts 11 minuten geconcentreerd kan werken voordat een onderbreking plaatsvindt. Pas dit toe op vergaderingen van twee uur of langer, en de gevolgen zijn duidelijk:

• Cognitieve belasting: De mentale energie neemt af naarmate een vergadering langer duurt.

• Verlies van focus: De aandachtsspanne bij passief luisteren is vaak korter dan bij actief werken.

• Multitasking & afleiding: Veel deelnemers checken hun telefoon of laptop en zijn ondertussen met andere taken bezig, zoals het beantwoorden van e-mails.

Als mensen zich maar 11 minuten onafgebroken kunnen concentreren, is het onrealistisch om te verwachten dat ze een vergadering van 2 uur en langer scherp blijven volgen. Een effectieve vergadering duurt daarom niet langer dan 45-60 minuten.

Klankbordgroepen

Het spreekt voor zich dat je wilt dat alle deelnemers gekwalificeerd zijn. Objectiviteit is essentieel: beslissingen worden genomen op basis van feiten en statistieken, zonder emotionele of politieke voorkeuren. Een integere organisatie heeft geen verborgen agenda en schuift niets onder de tafel.

Bij onderwerpen die emoties oproepen, kan een klankbordgroep uitkomst bieden. Er zijn twee soorten klankbordgroepen: serieuze en schijnparticipatie-groepen. Een goed voorbeeld van het laatste is een gemeente die een klankbordgroep opricht over de tijdelijke opvang van asielzoekers, waarbij bewoners mogen meepraten. Maar jij en ik weten dat het uiteindelijk weinig uitmaakt; die opvang komt er toch.

Een goed functionerende klankbordgroep is daarentegen een effectief middel om complexe onderwerpen buiten reguliere vergaderingen te bespreken en te structureren.

Hoe Voorkom je een Prehistorische Vergadercultuur?

• Open en directe communicatie.

• Niet vergaderen om het vergaderen.

• Kritisch kijken naar de agenda en bepalen of een onderwerp beter thuishoort in een pizzasessie of klankbordgroep.

• Selectiever zijn met deelnemers.

• Gebruik maken van moderne transcriptietechnologie.

Het kan allemaal sneller en efficiënter. Laten we met de tijd meegaan, want wie niet met de tijd meegaat, wordt door de tijd ingehaald.