Benut je secretariaat optimaal
Het secretariaat wordt vaak ten onrechte gezien als een ondersteunende bijzaak op de werkvloer. Toch kunnen sterke managementondersteuners een organisatie transformeren en aanzienlijk efficiënter maken. Helaas investeren veel bedrijven nauwelijks in hun ontwikkeling. Denk aan gemiste kansen zoals AI-trainingen, cursussen in bedrijfssoftware of taalvaardigheidstrainingen. Hierdoor blijft een waardevolle bron van talent en potentieel onbenut.
Managementondersteuners zijn veel meer dan uitvoerders van routinetaken: ze zijn de ruggengraat van een goed functionerende organisatie. Dit besef vraagt om een cultuurverandering waarin het secretariaat niet alleen wordt erkend, maar ook actief wordt betrokken bij innovatie en groei. Wanneer managementondersteuners de ruimte krijgen om hun afdeling te ontwikkelen en in te spelen op nieuwe technologieën, kunnen ze bijdragen aan een organisatie die functioneert als een goed geoliede machine.
Ik herinner me nog goed hoe ik ooit als vestigingsassistente werkte in een pand aan de Coolsingel in Rotterdam. Het nabijgelegen VVV-kantoor zorgde ervoor dat ik regelmatig toeristen de weg moest wijzen. Met beperkte taalvaardigheid vond ik creatieve manieren om hen in verschillende talen te helpen. Het gevoel dat ik hierdoor bijdroeg aan het imago van zowel de organisatie als het land was onbetaalbaar. Dit illustreert hoe belangrijk het is om managementondersteuners de tools en mogelijkheden te geven om hun rol nog effectiever in te vullen. Waarom geen taalcursussen aanbieden, zodat zij klanten in meerdere talen professioneel te woord kunnen staan? Dit gaat verder dan enkel een handtekening zetten in een andere taal – het gaat om betekenisvolle interacties.
Daarnaast zouden managementondersteuners, bij de implementatie van nieuwe systemen, als eersten getraind moeten worden. Met de juiste kennis kunnen zij een spilfunctie vervullen in het verspreiden en implementeren van die kennis binnen de organisatie. Dit gebeurt helaas te weinig.
Er is echter een groot verschil tussen bedrijven. Advocatenkantoren en multinationals lijken vaak een voortrekkersrol te spelen in het ontwikkelen van hun secretaresses, met doorgroeimogelijkheden naar juridische ondersteuning, projectmanagement of HR-taken. Ziekenhuizen en consultancybedrijven bieden vergelijkbare kansen, zoals de stap naar medisch secretaresse of teamcoördinator. Maar in veel andere organisaties krijgen secretaresses nog steeds taken die repetitief en weinig uitdagend zijn. In zulke omgevingen worden zij gereduceerd tot een 'typekip', terwijl ze juist een sleutelpositie kunnen innemen in een dynamisch team.
Het gebrek aan investeringen in het secretariaat kan funeste gevolgen hebben. Het risico op een bore-out, veroorzaakt door onderprikkeling en gebrek aan uitdaging, ligt op de loer. Dit leidt niet alleen tot fysieke en mentale klachten bij de medewerker, maar ondermijnt ook de algehele efficiëntie van de organisatie. Bore-outs zijn te voorkomen door taken uitdagender te maken, processen te verbeteren en ondersteuners te stimuleren zichzelf te ontwikkelen met cursussen en nieuwe vaardigheden.
Het secretariaat is geen bijzaak, maar een essentiële schakel binnen elke organisatie. Bedrijven die investeren in hun managementondersteuners, investeren in hun eigen succes. Door te erkennen wat deze professionals in hun mars hebben en hen te betrekken bij innovatie en ontwikkeling, bouw je aan een krachtige organisatie die klaar is voor de uitdagingen van morgen. Investeer in je secretariaat – het is een investering die zich keer op keer terugbetaalt.